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禮賓工作實務:談主管秘書禮賓實務與禮儀技巧

(作者:梁睿呈  知書也達禮~禮賓工作會客室  

前幾天有機會回答網友一些在職場上擔任「主管秘書」的一些應對與技巧,這也是禮儀知識活用在工作之上,其中牽涉到一些特殊秘書實務的實例,我認為相當具有價值,所以請大家可以參酌運用在自己的工作之上。

 

【情境陳述】

 

我是剛入社會工作的職場新鮮人,目前在一家企業擔任助理一職,如果有訪客來訪,我必須負責接待與通報,因為我的老闆(姓張)也投資房地產買賣,所以常常房仲業務人員來訪,有時老闆的朋友也會來訪,所以我想把辦公室禮儀學好,以下是我的問題:

 

Q1 常會遇到訪客一進來就直接問:張先生在嗎?(先生就是我老闆,他們通常不會先報上名來),通常我會先問他:請問你是誰?有預約嗎?若有預約我就會先請他到會議室坐,再通報老板與上茶。如果老板剛好在公司,但訪客說他沒有先預約,接下來要如何處理?

 

A1:對(1)(2)提問解析:

 

對於比較有禮貌的賓客,基於「拜訪禮儀」,應該先表明自己的姓名與所屬單位,才是符合商務禮儀。但是我們無法要求他人的禮儀修養,只能自己先做好。這時,你應該先請問他「貴姓大名?」或者是「請問怎麼稱呼您?」(直接問他「你是誰」可就非常沒有禮貌!),再問他是否已經與老闆約好了?接下來有兩種情況:

 

1、有約定,再問約幾點?請他(她)先稍坐,表示立刻通報老闆,問過老闆也確定,再請他「移步」、「移駕」(請使用「敬語」)到公司會客室(或是老闆辦公室),再依「奉茶禮儀」上茶款待。

 

2、沒有約定,就是「不速之客」,此時要謹慎處理,也不要得罪客人(或許真的是VIP也說不定)。此時先請他稍坐,並表明「去看看老闆在不在」,問過老闆後,如果決定「見」,程序比照以上第1點的步驟。如果老闆不見,出來要說:○董事長出去開會了...」等等理由,千萬不要讓客人知道明明老闆在公司,卻擺明不見,至少要有個緩衝的理由。

 

3、當然不是所有的「不速之客」你都全問老闆,對於一些明顯對上司會造成干擾的訪者(還不見得可以稱作是「客人」),你要幫老闆初步過濾:例如「登門行銷」、「表情言語明顯有惡意」、「談吐行為有異者」,這時先告知老闆不在,請他留下「大名」、「單位」與「聯繫方式」(如電話)即可。

 

4、以上是一般接待訪賓的策略,但也要看你老闆的「作風」。有些一板一眼的老闆,只要沒有預約,一律謝絕訪客,當然就直接進入以上第3點的步驟。如果你的老闆作風剛好相反,或許你還要事事通報哩!

 

Q2:當老闆不在公司時,如果有人送一盒餅乾來公司指名要給老闆,通常我會向對方索取名片(沒名片時,留大名),然後把餅乾及紙條(備註:幾月幾日幾點幾分,某某人送來的)放在老闆桌上,這樣做對嗎?

 

A2:提問解析:

 

1、禮品價值(價格)可多可少,你要衡諸情況判斷。像是「餅乾」、「咖啡」、「茶葉」等小禮品,暫先收下無妨,只要送禮者願意留下姓名與聯絡電話,大多是屬於一般人際交往的禮尚往來,是可以接受的。

 

2、對於「公務員」收授贈禮,要依照「公務員廉政倫理規範」,也就是:受贈財物的市價要在新臺幣500元以下,或對該機關(構)內多數人為餽贈,其市價總額在新臺幣1000元下,且係偶發而無影響特定權利義務之虞時,得受贈之(您看的懂嗎?不懂的話請朋友們再提問,我會詳加解釋,因為限於篇幅不再贅敘)。

 

Q3老闆人在公司時,有人來電:「張○○,在嗎?」

我就問:「請問你是??

來電者:「我姓王」(他們都不會主動報上大名,以及來電要做什麼?)

然後我要怎麼說呢?

 

A3提問解析:

 

這一點就是當秘書常犯的「誤區」!

 

對於不確定是誰打來的電話(自己沒有表明身份者),較好的方式,就是先跟對方說「張董事長現在因公外出,不在辦公室,是不是可以留下您的大名與聯絡電話?」(老闆在也要這麼說!)要不要留姓名與電話都尊重對方的決定,如果對方不留姓名或只說姓「王」(這樣有說跟沒說一樣,想想看,全世界姓王的有多少人?),總之是否留下相關資訊尊重對方便是。因為,如果來電者是善意的,通常都會留下姓名(甚至是公司、單位與職稱),以及聯絡方法,至於要不要回電,也留給自己的老闆決定,也能收「初步過濾」電話的功效。可千萬不要問了對方姓名之後,才跟對方說老闆不在,這可是會得罪人的!對方會想:明明要找的人不在,為何還要平白被你調查身份呢?附帶一點,當秘書或幕僚的人,要加強「敬語」與「謙語」的運用,例如,想問人姓名,不要說「你叫什麼名字?」「請問你是?」,你雖然有說「請」,但實際上也不會讓人覺得禮貌,要說:「請教您大名?」、「怎麼稱呼您」、「方不方便留下電話?」,是不是比較文雅客氣一些?

 

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