國際禮儀+禮賓事務+活動籌辦+公關事務+司儀主持的分享園地

司儀主持自己來～談政府活動辦理與禮賓工作新趨勢

（作者：睿呈  知書也達禮～禮賓工作會客室 ）

作者長久以來對於職場人士常有一項期許與提倡，那便是除了自己的專業背景之外，儘量嘗試著把握對內與對外公開表現的機會，這裡所謂的「表現」，並不是為了自己的「社交」，而是為了公務目的在公開場合，並且站在衆人之前擔任相關的工作，如此除了努力於自我業內的亮眼績效之外，也需要有培養與訓練自己勇於表達的能力，以展現其他外在優良的溝通與表達，再進一步爭取為公司或單位在公開場合露臉的機會，相信一定會為你比他人多一份受人注意而能出線的可能。

同樣地，我也常常勉勵公務界同仁除了自己明訂的業務執掌之外，是不是也能發展一些才華與能力，特別是在目前政府機關舉辦對外溝通、宣傳與倡導的活動愈來愈頻繁，相關工作也愈來愈重要，可是相對於這方面的活動辦理，公務人員卻很少有這方面的背景與訓練，大部分的人員都是經過各種專業職系的考試進入某機關的系統之內，於是乎，「辦活動」的籌畫與人力，從以前迄今，都是習慣用一定的預算「外包」廠商辦理，這些公司也很多是所謂的「公關公司」承攬舉辦，企畫內容包括硬體的準備與配置（場地、音控、影音設備、茶水、餐飲、印刷品…），以及相關流程規畫與人力安排（包括接待、主持、司儀等），以前當政府預算還可支應時，多半外包以圖個一勞永逸，但是，當現今經濟環境相較以往已經大不相同，開支也儘量撙節成為政策的方向之後，政府機關對於活動的辦理，趨勢也就相當明顯了。 

以下的新聞報導，很明確的透露了當前與以後政府辦理活動的態度：

朱立倫：活動主持 多找自家人

    　新北市撙節開支，鼓勵各局處辦活動盡量不委外，也誕生了六位模範活動主持人，這六人搞笑、臨場應變功力一流（下略）…

    　現在各級政府活動經常都是委由公關公司辦理，好處是花錢了事不用搞得人仰馬翻，問題是主持人經常報錯貴賓姓名，為此新北市政府鼓勵各局處盡量以同仁籌辦記者會，不僅可撙節開支，也可避免講錯貴賓及長官姓名。這六位得獎主持人分別是民政局專門委員…（略）。朱立倫表示，各局處辦理記者會不需「委外」，如此不僅可節省公帑，也可將資源運用在關切市民的重大政策與建設，參與記者會的公務員也能從活動中累積經驗、訓練口才，增進自信心，培育出各局處的主持人，可謂一舉數得。

                                    ----------------------------- 

從以上的報導，除了跟作者本身的主張一致之外，更透露了幾個訊息：

一、公務單位活動自己辦：
        就如上面的報導所說的，政府預算日趨緊縮，相對應經費也已
        不斷節省，就算委外辦理，辦理的項目也不斷減少。

二、核心的「禮賓工作」與「關鍵人員」，「外包」具有風險，效
        果可能有限：
        這裡特別指的是「主持人」與「司儀」，也包含接待人員。不
        僅是外包的主持人或司儀常報錯來賓姓名，據我多方的接觸與
        經驗上所瞭解，這是因為他們有時並不具備「正統」與應具有
        禮賓的學能與訓練，更重要的是，不僅是公家機關，而是每個
        行業與公司行號，外人並不清楚專屬於該行業或單位的「文
        化」與「習慣」，例如「稱謂」、「賓客之間尊卑大小的禮賓 
        排序」等等，甚至公關公司派遣的接待人員在現場多半不認識
       「重要」的來賓，當場叫不出名字認不出人，禮待賓客的尊榮感
        便少掉了大部分，甚至座位卡常有打錯名字，或是念錯人名與
        職銜的情況，如果司儀、主持人犯了這種錯誤，活動辦的再熱
        鬧也沒有用。所以，本人總是一再強調「禮賓人員」是各種辦
        理活動中的核心，核心的東西與人員一定要自己掌控。            

  三、公務單位多面相工作能力人才的訓練與培養：

        在以前政府單位總是認為員工自己業務辦好就好了，少去招攬
        其他事情，多一事不如少一事的心態根深蒂固；然而，因應新
        時代的趨勢，辦理活動增加對外界的溝通以推行政策，而又逐 
        漸不能把所有活動事項都外包給廠商，那麼，事情還是要有人
        做，如果針對活動現場中的核心人物，就非「司儀」、「主持
        人」莫屬了，相對於此，政府單位對於「禮賓人員」的培養與
        訓練，實在有其必要性與迫切性。 

其實，「禮賓事務」與「公關聯繫」，不能專屬於「公關部門」所獨有的訓練，特別是大部分的機關，或囿於法定組織結構，哪裡有「公關室」或「秘書科」乃上至於「交際科室」的編制？所有的公務單位，面對日常的公務往來、接待賓客，再到活動、典禮的辦理，都一定要有經過禮儀、禮賓訓練，而具有相當素養的員工來擔綱重任，自己掌控核心工作與人員表現，這才是辦理公務活動成功的關鍵。目前所瞭解到的，除了報導中獲知新北市對司儀主持人人才的培養，台北市也有在公務訓練中心提供課程訓練，個人也曾獲邀某工程單位訓練在職人員，對於新時代公務人員的培養，看到了一個正向的趨勢與前景，我的內心對此充滿了樂觀的期待與深深的期許！