禮賓工作專案系列-「由小見大」：
談會議、會見與宴會中的「座位卡」
（作者：睿呈 知書也達禮～禮賓官工作會客室 ）
●本文已收錄成書，嚴禁轉載與任何方式利用！
如同作者在本部落格中所一再陳述的，禮儀與禮賓工作的面向其實既深又廣，如果您跟我一樣投身在這工作的行列之中，在長久的工作實務與體驗之中，心中還有一項深刻的體會，恐怕還要加上一個註腳：就是這項工作既「細」又「雜」！
現在要跟大家討論的，就不光是著重於「禮賓接待」這一項，再深入討論有關於「會見」、「會議」與「宴會」籌辦專案上的實務問題。為何我會選定「座位卡」當作探討的對象？有時在我應邀演講時，我常常會跟聽眾分享一個禮賓工作上的心法：對禮賓工作而言，「貼心」都藏在細節中（語氣好熟悉啊！），
主辦單位所印製的「座位卡」，在所有活動的書面印刷品上，個人認為其重要性是數一數二的，因為「座位卡」使用的場合，就是在正式場所的桌上使用，具有「正式性」，是直接面對賓客本人的，賓客覺得是否便利與受到重視，由「座位卡」便可見其端倪。
◎方寸之間學問大
各位讀者千萬不要小看放在桌上的這一張小小的紙片，主辦單位的專業與細心，從其中便可瞭解。對於「座位卡」，個人認為具有以下的功能與特性：
1、正式性：這張立在桌上的紙片，就是出現在正式場合，因此，對於印製的「規格」要求與「正確性」，就絲毫不能馬虎。
2、功能性：什麼「功能」？就是「指示」與「定位」，不要忘記了座位卡基本的功能，就是讓與會者或者是宴會貴賓，知道自己座位之所在。此外，也是讓鄰座的賓客大概知道彼此的姓名與職銜。
因此，基於這個功能性，隨之而來的，就必須要有下面所提的「簡潔性」。
3、簡潔性：在這裡強調「座位卡」如同名片一樣，不要提供太多資訊，字太多字型就變小，「指位」的功能就蕩然無存，作者曾經看過台北某龍頭國立大學舉辦會議時的座位卡，一張卡片上印滿了英文的姓名、職銜、單位、國家，字小到根本看不見，是要測試外賓的眼力嗎？許多秘書業務單位根本不瞭解印製座位卡，也是有所原則與格式的，不是隨便把賓客的名字與資訊印上就好，上面我所提到的那所學校，別說是字太小，就連「稱謂禮儀」格式都弄錯，就乾脆別印座位卡了，直接請人帶位還可以省省紙張。
4、禮儀性：這裡所稱的「禮儀性」，可以分為兩方面，一則指的是印刷製作必須美觀大方，字體適當且顯眼。二則必須注意「稱謂禮儀」，不正確的稱謂方式，對於賓客就是失禮，不可不慎！
◎ 「座位卡」製作原則與實務
各位讀者千萬不要小看這片對折的卡紙，若不小心，真的會出大亂子的！愈高階的貴賓，愈隆重的場合，座位卡的製作也就愈發重要，因為座位卡上的稱呼，就如同「主人」對您的稱呼，如果稱呼不對，豈不失禮？因此，就活動籌辦的實務來說，有以下的原則：
1、座位卡內容以不超過上下兩行為原則。
2、中文字體主要以「標楷體」印刷。
3、外賓外文姓名基本上全名都印上較為禮貌，但是，如果遇到像世西班牙、葡萄牙語系國家，可要特別注意了！例如：
西班牙20世紀獨裁者法蘭西斯科．佛朗哥(Francisco Franco)，其全名是：法蘭西斯科．保利諾．埃梅內吉爾多．戴奧杜洛．佛朗哥．巴哈蒙德(Francisco Pauolino Hermenegildo Teodulo Franco Bahamonde)。前四節為個人名字，倒數第二節為父姓，最後一節為母姓。簡稱時，用第一節名字加父姓。
例如來自中南美的 Francisco Guillermo Flores Pérez，如果您是承辦者的角色，對於非英語系國家的來賓，您要如何印製「座位卡」？
畢竟小小方寸之間，實在無法擠進這麼多的字母，否則只能縮小字型號數，然而，字小不但看不清，對賓客也是不太禮貌的。實務上對於名字的書寫，可以把名字第一個字母縮寫代表，但姓不能縮寫，例如印成
Sr. Francisco G. Flores P.（Sr.是西班牙文與葡萄牙文「先生」的意思），如果沒有把握，可以請教懂該種語文的人士，不要隨便亂省或亂簡寫一番，不小心真的會鬧笑話的。
4、中文座位卡稱謂格式，一如本部落格之前文章所提的，用法如下：
（1）、以「職務」、「職銜」稱呼
姓 + 職稱 + 名 ，例如：王局長志成（王局長） 張主任文中（張主任） 劉教授文政（劉教授）
（2）、以「專門職業」稱呼
姓 + 名 + 職業
例如：陳克強醫師（陳醫師） 張淑娟老師（張老師） 李光中建築師（李建築師） 紀大祥律師（紀律師）
（3）、以「學位」稱呼
姓 + 名 + 學位（習慣上有博士學位才稱呼使用）
例如：劉文政博士（劉博士，有職位：劉教授文政）
對於「座位卡」的印製，因為事關稱謂禮儀，千萬不要亂寫一通
5、對於日本人的座位卡片，方式如下：
長谷川 清 取締役 （姓：長谷川）
島田 洋七 教授（姓：島田）
森 進一 先生（姓：森）
因為日本人的姓從一個字到多個字都有，對於正式的場合座位牌的印製，就不能按照我國的習慣，例如：
島 田 教授洋七
這樣日本賓客會覺得奇怪，雖然都是漢字，但是還是依循日本人的使用稱謂習慣較為妥適，一是職位放最後，二是姓與名隔一個空格，這樣才知道「長谷川清」不是姓「長谷」，而是姓「長谷川」。
總而言之，小小卡片大大學問，嚴謹的禮儀學與禮賓工作便是從小見大，處處蘊含學問的，下次當您參加會議或宴會時，有空請看看放在您面前的那張小卡片，是不是符合我所提到以上的禮儀要點？下次當你辦理活動時，從「大處著眼」，從這「小處著手」，想信您也可以成為「活動籌辦達人了」！
留言列表
{{ article.title }}