商務禮儀～只要「準時」就好？
相信各位讀者從小所接受到的教育，都是記得要「準時」（be punctual），就日常生活與處世態度而言，「準時」就是度量一個人的道德與生活習慣中，最具指標性的面向之一。但是，如果在公商務的場合之中，也一樣把這個顛撲不破的「美德」，運用到職場上的某一些場所之中，您恐怕會突然警覺到，只有「準時」，恐怕是不夠的。
◎ 「準時」不夠，「早到」才夠
在作者本人的多年工作經驗之中，就可以發現一些公務場合，不但不能遲到，更是須要「早到」，這個理由除了「禮儀」的因素之外，更是關乎到實務性，我舉出3種場合，您恐怕非早到不可：
1、面試、面談禮儀實務：
關於面試禮儀，作者本人之前已經有文章發表： 「淺談求職面試上的幾個禮儀要點」
http://tw.myblog.yahoo.com/protocol-tw/article?mid=73&prev=95&l=f&fid=18
提早到的好處之一，便是把「交通」的影響變數降到最低，就算您準時到，有別忘了應徵的公司，或許還有許多要您出示的文件，甚至要填寫一些表格。因此，在商務上的「準時」定義，其實是與公民生活禮儀是有所不同的。商務「準時」的定義，我認為應該是在寬列「交通時間」的預算前提之下，把「約定時間」-「行政時間」＝「抵達時間」。當然，您不知道面試的公司須要多少行政時間，您可以先問對方公司的人事或是負責甄試的單位，是不是前往面試時，還有什麼必要的程序，如果有的話，大概需要多少時間？徵人公司行政單位或負責人員，對於他們要多少「行政時間」是最清楚的，如此您便可以知道何時出您家門口，對您最為妥適，順利抵達後完成所有必要程序，上個洗手間，整理端正一下儀容，順便向鏡子裏的自己打打氣，如此氣定神閒之下，順利培養情緒以進入狀況，您的臨場表現，自然會比趕時間而慌慌張張來的有利。
2、會議禮儀
在公商場合之中，參加會議的機會很多，不論是公司內部或者是參加外面的機關單位，甚至參加國外召開的國際會議，「會議禮儀」是屬於商務禮儀中很重要的一項，除非您是會場首席或是貴賓，否則還是預留一段自己的「行政時間」提早抵達。有人會問，要提早多少時間方為妥適？
個人認為參加會議有所謂L.I.P原則：
（1）會議舉行地點（Location）：這是針對參加外地的會議，會議地點就關乎交通時間，你必須衡量抵達會議場所大概需要多少時間，是尖峰還是離峰時間前往？據此來掌握出發時刻。
（2）會議召開的議題（Issue）：當您收到開會通知，您心中就必須盤算一下，參加的會議是例行性的，還是因應某項重要活動的第一次協調會議，這可就有所差別了！參加例行性的會議，性質方式甚至與談內容，您可能已經有多次經驗，可能發生的狀況較少；相對於前項會議，大型會議或是活動第一次會議，要討論的分工、事項與內容都相當的繁複，現場每個座位上都有厚厚一疊資料，您不早點來怎麼翻閱、消化與找出重點與發現問題呢？
（3）會議舉行的場地（Place）：如果參加的會議場地，是您從不曾去過的，建議您還需留一些「找地方」的時間，就個人職場生涯中的開會經驗來說，遇到這樣的情形恐怕還不少。
以上就是參加會議「衡量出門時間」的L.I.P原則，這有個記憶口訣，參加會議不就需要用嘴（LIP）說嗎?當您下次參加會議時，請記得L.I.P原則！
3、會見禮儀
說到「早到」運用在「會見禮儀」上，作者本人可就有深切的體會了。特別是在主賓「拜見」地位比自己高的主人，賓客就有義務早到。在公商務活動之中，少不了會安排自己的公司團體或者是前來訪問的賓客前去「拜訪」、「參觀」等等的行程，特別是人數較多的團體，一定要把握「提前」原則，就實務上，帶團秘書或活動人員有義務衡量「妥適」時間，其中包括「交通時間」、「行政時間」與「應變時間」。交通時間相信大家已經瞭解，這裡的「行政時間」指的是要保留給受訪單位工作人員「帶位」、「說明」、「奉茶」、「預排合影位置」等等的彈性時間，甚至要隨機應變，這裡就是所謂的protocol，也是需要花時間的。而所謂「應變時間」，就是臨時賓客有特別的需求，例如剛下遊覽車，大家都急著想要上廁所，接待的單位總要讓客人去洗手間吧！或者臨時某位賓客不到（甚至是臨時增加人數），座位順序還要臨時變動安排，接下來牽連到臨時增加座位與或火速印製「座位名牌」，都是需要時間的，如果負責帶團的人員，觀念上認為只要「準時」把訪問團員帶進某拜會的單位大門就好，其餘就不關他（她）的事了，而不留給受訪單位一些彈性處理與接待的時間，這反而是很失禮，而且也是不負責任的。因此，如果臨時有其他的要求與賓客的變動，一經確定之後，一定要即刻跟受訪單位聯繫，為受訪單位的負責人員爭取「應變」的時間，這不光是禮貌，也是「秘書實務」與「外訪專案」中重要的一環。
作者所提到的以上三種場合，「早到」（也別太早）才是符合「商務禮儀」的要求，在這裡重新歸納一次：
所謂「出發時間」，就是衡量～
「交通時間」+「行政時間」+「應變時間」
∣→ 拜會者 ←∣ → 接待單位 ← ∣
大家往往只注意到「交通時間」的預留，卻忽略了受訪接待單位所需要的「行政時間」與「應變時間」，真正懂得拜訪禮儀或會議禮儀的人士，一定要站在為對方的立場上來思量，這一點是公務與商場上常為人所忽略的地方，作者在長年的工作中，對這點就有深刻的體會(甚至是常受到這方面的苦惱)，也籲請所有的公商界人士注意，特別是帶團的隨行秘書，更是要注意這項沒有人提醒您的「提早禮儀」！
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