活動專案辦理：賓客喋喋不休怎麼辦？
（知書也達禮～禮賓工作會客室）
相信對於職場上工作的朋友來說，參加大大小小的會議是非常稀鬆平常的事，如果問起：你對開會最討厭的是什麼？說是對某些喋喋不休的發言感到不耐，相信許多人應該也會點頭同意吧？同樣的，對於各種會議、座談會或典禮的籌辦者來說，在現場貴賓的致詞與發言過於冗長，也成為一種夢魘，因為程序進行多會有一定的時間，「時間控制」對於主辦單位是一件非常重要的工作，假如時間控制不當，任由發言者水銀瀉地般的滔滔不絕，而讓整個活動程序時程延宕，流程失控的不良後果，往往很嚴重，然而，這責任又會由主辦單位來扛，壓力著實不輕。有朋友問我：「活動中面對發言者喋喋不休怎麼辦？」…我不禁抓抓頭：真是大哉問哪！
讀者們如果看過這幾年來的「金馬獎」、「金鐘獎」與「金曲獎」頒獎典禮，對於主辦單位為了控制得獎人發言時間，採取時間到時「播放音樂」、「麥克風消音」等方式，最經典的還有讓立式麥克風往下沉降，為了控制發言時間真是用心良苦，但外界卻是罵聲不斷，主辦單位真的是如此的可惡嗎？說實在話，誰又願意當壞人呢？如站在籌辦者角度來說，實在有不得已的苦衷，怕典禮過於冗長，更有超時罰錢的壓力，真是讓人左右為難！再轉回我們所擔任的角色，如果面對冗長的發言，我們可以有哪些策略，可以較為圓滿的控制發言流程與時間？
個人見許多會議與典禮活動，有個深切的體認：「發表慾」是許多人的個性特徵，如能在固定的時間內，把想說明的理念言簡意賅、條理明晰的表達清楚，往往需要一定的修煉，有者，令人暗暗佩服，但可惜的是，並非所有人都有如此修為，但對於活動辦理者來說，讓不僅要使活動程序順暢，也要使活動每個節點起始時間都能完成，不能任由某項程序拖延太久；然而，發言致詞的時間往往掌握在發言者的手裡（其實是嘴裡），有時遇到發言者講到忘我的境界，也是常有的事，此時，該怎麼辦呢？如果在會議中，主持會議的主席，責任之一必須控制時間，正式會議常採用「按鈴提醒」的方式，時間還有一分鐘按一次鈴、時間到時按兩次鈴，主席並可中斷其發言，當然，這是主席的權力，對時間掌控較好處理，但對於某些對象，像是身分地位高者，請其出席是屬於請益性質、交換意見者，如發言者眾多，採取按鈴方式不是不可以，但還是有其為難之處，筆者的同事就曾經在某次座談會中，協助按鈴時就被發言者回頭狠狠瞪了一眼，是乎想說：「你們請我來表達意見，還敢按我鈴」，真是令人難忘的經驗！然而，流程掌控者也不能因為發言來賓的忘情發表，而任由時間失控，依作者長久經驗的實務處理，在兼顧對貴賓尊重的前提之下，採取由現場工作人員遞送提醒紙條的方式，告知時間已到，請其精簡發言，當然這是屬於「道德勸說」的方式，倘若賓客執意講下去，我們當然也不能跟他搶麥克風，但絕大多數人經過提醒，都能很快結束發言。
活動的場控工作，往往是「緊張刺激」的，這工作是以預先的計畫、根據以往的經驗來執行，即便是同一種活動，但變數在於面對不同的人，便會產生不同的反應與情況，每一個活動，都是全新的個案，辦理活動與場控的老手，在進行每一場活動，心情態度都必須重新歸零，專注並全力以赴，「發言場控」的藝術也是如此。假如朋友們對於冗長發言者，也有好的方式應變與處理，也歡迎您的交流與分享！
留言列表
{{ article.title }}