商務禮儀～作客之道：太早到場真尷尬！
（作者：睿呈 知書也達禮～禮賓工作會客室）
本部落格曾發表過一篇文章：「商務禮儀～只要『準時』就好？」，建議參加「面試」、「會議」與「商務會見」，還是預留一些適當時間早到一些比較好：
http://benny881112.pixnet.net/blog/post/239489987
然而，相反的，如果提前於約定拜訪的時間過早，作為客人的身份，也必須秉持作者一向倡導的「易位原則」，請站在主人的立場想一想，是不是會造成對方的困擾？
- Ø 拜訪太早到，主人真煩惱！
就作者多年接待工作經驗之中，有時會遇到賓客到的特別早到的情況發生，何謂「特別早」？如何定義？就一般的商務會見實務來說，賓客從預訂與主人見面的時間算起，從提前5分鐘乃至於15分鐘之間是很合理的區間，在這個時段中，接待人員可以請來賓在會客室中依職位高低安排入座，奉茶並請客人稍待，如果有想上洗手間的需要，也可趁這提前到場的彈性時間解決需求。而實務上，或因訪賓遠道而來，擔心車程耽誤問題而提早到場、也有因為上一個行程結束後，無處可去，於是直接到下一個拜訪的場所等待當成休息站，此等想法作法也偶會遇到，但是，作為客人的角色如此思考，可否也須考量，太早到場對主方人員造成的困擾？例如：會見場地仍待收拾與處理，主方不見得當天只有你一場會談安排，前場會議或會談結束時，還須重新整理與放置茶水、備妥資料甚至放置禮品等庶務工作，來賓過早到場，主方人員不但措手不及，必須先行分身招呼接待，而訪賓看見現場進行中的整理工作，徒使主人或工作人員尷尬萬分，因為，賓客到了拜訪現場，就成了主方接待的責任，此時，倒底誰才該覺得不好意思呢？像是高階的國際接待，連到場的時間點都必須計算的非常精確，因為牽涉到「迎送禮儀」，例如：主人主賓間同位階的訪問，像是大公司的總經理來訪，本公司的總經理就必須在公司大門口迎接，來賓早到又不早點通知，而使主人未能在適當的地點出現歡迎主賓，反而造成主方的失禮，這又是誰所造成的問題呢？所以，我們常常注重主方所謂的「待客之道」，迎送之間的禮儀細節處皆須講究，然而，當客人的，是不是也應該懂得一些基本的「作客之道」呢？
Ø 意外的訪客真困擾！
談到商務拜訪與會面，愈是高階層與具有重要性，就愈要注意到一些安排細節：特別是雙方參加會面的人員，必須事先敲定，這項工作除了便利接待禮賓安排工作（例如會見場地的選擇跟人數有關、以及座位安排與茶水禮品預先安排等等）之外，也與雙方層級掌握對等性與商談事務相關的必要性有關，切不可臨場才跟著臨時增加的人員參加會見，這對主方來說，與其說是一種困擾，還不如說是一種不尊重，因為人都在現場了，臨時增加人員是否妥適？有無必要？有無顧慮？主方都沒有足夠時間考慮與決定，同意與婉拒之間，實在讓人為難與尷尬；此外，見面會談時，可不可以照相、攝影或錄音？都要事先商議，因為有些場合與議題帶有私密性與敏感性，不可臨時起意要求或不先徵得主方同意而帶著攝影人員入場。
傳統中華文化的思維中一直著重所謂的「待客之道」，現代社會的服務原則也強調「以客為尊」，然而，個人認為「禮」的核心精神便在「相互尊重」（也正是國際外交禮儀中強調的「平等原則」），主人竭盡所能展現「待客之道」之際，當客人的，是不是也該注意到一些基本的「作客禮儀」呢？
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